dokumenty z terénu přímo do systému

Elektronický záznam z jednání

Elektronický záznam z jednání umožňuje i nadále vést obchodní dokumentaci v papírové podobě. Váš kolega na schůzce zapíše vše důležité a přímo z jednání odešle záznam do firemního systému, případně na mail partnera, svůj a například i svého manažera.

Podobu záznamu z jednání společně navrhneme tak, aby Vaší organizaci vyhovoval bez nutnoosti dělat nějaké kompromisy. Stále tedy máte papírovou podobu dokumntace, jen s tím rozdílem, že navíc máte i elektronickou podobu, kterou dostáváte průběžně do systému.

Základní charakteristika

  • Praujete s formulářem, který si sami navrhnete
  • Rukou psané poznámky vyhovují všem věkovým kategoriím zaměstnanců a navíc při jednání nerozptylují obchodní partnery
  • Máte okamžitý přístup k zápisům z jednání - cca do 1 minuty po napsání a odeslání
  • Potřebujete jen PC, nebo mobilní telefon pro odesílání záznamů

Jak to funguje prakticky

Pověřený zaměstnanec na jednání sepíše zápis. Následně na mobilním telefonu spustí aplikaci, která data odesílá ke zpracování a zajišťuje, aby záznamy přišly pověřeným pracovníkům do mailu. Následně v deníku přeškrtne pole, které dá peru příkaz spojit se s mobilním telefonem a odeslat data.

V případě odesílání přes PC je to ještě jednodušší. Po spuštění příslušného programu se pro umístí do kolébky připojené do USB portu a program, který běží na pozadí automaticky zařídí odeslání.

Pracovník v terénu se o nic dalšího nestará. Systém sám zařídí odeslání záznamu pracovníkovi, který je pověřený stavebním dozorem. Tento pracovník si záznam může přečíst již za jednu minutu po odeslání z terénu.

Co Vám to přinese

  • Již nikdy se dokumentace neztratí
  • Nikdo ji zpětně nepřepíše
  • Existuje naprostá kontrola kdy se záznamy píší
  • Pokud jsou záznamy odesílány každý den, máte v emailu verzi z každého jednotlivého dne
  • K záznamu je možné připojit fotodokumentaci