dokumenty z terénu přímo do systému

Jak digitální pero funguje

Digitální pero zpracovává a převádí rukou psané informace do digitální podoby. Výstupní formáty xml a pdf předurčují pero jako vhodnou vstupní periferii pro informační systémy.
Technologie digitálního pera se skládá z hardware u zákazníka (digitální pero, formulář, počítač nebo mobilním telefonem) a serverem na straně poskytovatele. Softwarová část se skládá z klientského odesílacího programu – Penpuscher instalovaného v PC nebo mobilním telefonu a rozhraní pro tvorbu formulářů, správu uživatelů na nastavování workflow jednotlivých dokumentů.

Rychlé shrnutí

  • Nadále se píše na papír.
  • Pero v sobě obsahuje kromě psací náplně mikrokameru a elektroniku pro přenos psaných tahů do PC, nebo telefonu.
  • Současně s napsaným záznamem vzniká elektronická podoba dokumentu.
  • Výsledný dokument následně existuje v papírové i elektronické podobě.
  • Elektronickou verzi dokumentu je možné následně automaticky zpracovávat, archivovat, odesílat kompetentním osobám apod.
  • Původní pisatel dokumentu kromě odeslání nedělá žádnou další činnost. Vše následně probíhá automaticky.

Technické požadavky

Požadavky na PC

  • systém Windows XP a vyšší

Požadavky na telefon

  • Operační systém – Symbian S60, Android, iOS
  • Bluetooth

Zprovoznění

  • Instalace SW – Penpuscher do PC a telefonu
  • Spárování pera s PC (dock station) a telefonem (bluetooth)
  • Připojení k internetu používaného PC nebo telefonu

Postup práce a použití

  • Kapacita paměti pera je cca 80 – 100 stran A4 záznamu
  • Uživatel používá digitální pero k vyplňování formulářů s rastrem
  • Uživatel odešle záznam skrze telefon nebo PC
  • Server rozpozná psaný text, ID formuláře, odesílatele a následně převede na data, rozešle záznamy do určených emailů a případně odešle do informačního systému zákazníka - pokud je tento k dispozici

Obsah balení

  • Digitální pero
  • USB propojovací kabel
  • Kolébka s konektorem pro pero – slouží k nabíjení pera a přenosu dat do PC
  • 3 ks náhradní náplně

Princip čtení

Každý formulář je opatřen speciálním rastrem, který je na každém místě odlišný.

Pero pomocí kamery snímá aktuální polohu a pomocí tlakového senzoru rozliší, zda píšeme, či pouze přesunujeme pero nad papírem

Údaje o rastru a o psaní tvoří společně s číslem pera kombinaci, která určuje postup dalšího zpracování dat.

Shrnutí

Nasazení digitálního pera je uživatelsky jednoduché a nevyžaduje žádné dlouhé školení. Uživatel může znázornit jakoukoli myšlenku, schéma či náčrtek stejně rychle a efektivně jako s obyčejnou propisovací tužkou. Pero je nasazováno na již používané formuláře a záznamy firmy a procesní zpracování.

Z hlediska legislativy je výhodné, že výsledek je kromě digitálního obrazu také ve fyzické podobě. To je důležité například u smluv, nebo obchodních dokumentů.

Než investujete svůj čas do kumunikace

Otázka 1

Potřebuji mít v systému dokument, který vzniká v terénu?

Otázka 2

Mám možnost se alespoň dočasně připojit k internetu pomocí PC, nebo mobilního telefonu?

Otázka 3

Existuje ekonomický smysl, který opodstatňuje investici? Tedy ušetří se při procesu minimálně 2 hodiny týdně?

Otázka 4

Případná ztráta, nebo pozdní dodání, prvotního dokumentu Vám způsobí škodu?

Pokud si na výše uvedené otázky obpovíte alespoň 3 krát ano, může být digitální pero pro Vás vhodným řešením.